Quel est le meilleur endroit pour organiser une formation/séminaire professionnel ?
12 janvier 2023Plutôt salle de conférence, auditorium, hôtel ou lieux encore plus atypiques pour organiser un séminaire professionnel ? Les choix ne manquent pas et il est parfois difficile de s’y retrouver parmi une offre toujours plus conséquente.
Cette étape est néanmoins primordiale pour assurer la réussite de votre formation ou séminaire car c’est avant tout par la localisation de votre évènement et sa praticité que vous parviendrez à captiver vos collaborateur ainsi qu’à les motiver à rester proactifs.
Vous trouverez ci-dessous tous les éléments clés auxquels il vous faudra penser afin de choisir l’endroit adéquat pour organiser votre réunion professionnelle sans mauvaise surprise.
L’objectif de votre séminaire
Le choix de votre lieu ne peut qu’être le bon si vos objectifs sont bien ciblés à l’avance. À savoir, que certaines formations et certains séminaires nécessitent une organisation particulière et qu’il faudra réfléchir à l’avance aux potentielles contraintes qui pourraient vous barrer la route (nécessité de grands espaces ou de matériel particulier…)
Pour une formation, vous aurez par exemple besoin d’une salle de réunion entièrement équipée : vidéoprojecteur, micros, paper board… À l’inverse, le séminaire vous offre souvent beaucoup plus de libertés quant à son organisation. Si vous souhaitez mettre en place des activités de teambuilding et autre exercices de cohésion d’équipe, privilégiez les grands espaces.
Recenser le nombre de participants
Une fois votre cahier des charges concernant les objectifs et le type de formation ou de séminaire fixés, vous devrez alors déterminer le nombre de participants. Un séminaires prévu pour 10 collaborateurs n’impose évidemment pas les même contraintes que pour une équipe de 5 salariés.
Définissez aussi avec la plus grande précision votre cible : collaborateurs, salariés, clients, pôle spécialisé, partenaires… Cela vous aidera à choisir entre un cadre très formel ou plutôt décontracté.
Vous pouvez également exploiter leurs caractéristiques communes : âge, sexe, centres d’intérêt. En effet, la formation ou le séminaire devra captiver leur attention et rester ancré comme souvenir mémorable. Il sera d’autant plus facile de les intéresser si les activités prévues correspondent au moins partiellement à leurs envies.
Trouver la région pour votre formation/séminaire
Vous pouvez tout aussi bien choisir de vous évader en direction d’une destination dépaysante ou préférer rester relativement proche de vos bureaux. Le choix de la région dépendra encore une fois du type de formation ou de séminaire et des objectifs que vous voulez atteindre. Si vous souhaitez que votre événement soit unique et axé sur le dépaysement et la cohésion de groupe, optez pour un cadre charmant et authentique. Différentes options s’offrent à vous : à la montagne, en ville, au vert, à la mer… Pensez néanmoins à bien prendre en considération votre budget et le coûts des transports nécessaires pour vous y rendre. Si les invités doivent s’y rendre par leurs propres moyens, il est donc préférable d’organiser votre formation ou votre séminaire à proximité. À noter aussi qu’en raison de leur vie de famille et d’éléments impondérable, certains de vos employés pourraient facilement être rebutés par une région trop lointaine.
Choisir le type d’établissement
Une fois la région choisie, vous aurez réduit les filtres et vous pourrez désormais vous intéresser aux infrastructures d’accueil présentes dans la région. Vous y trouverez sûrement, des hôtels, des châteaux, des domaines, des auberges ou bien même un centre de congrès qui se feront un plaisir d’accueillir vos équipes selon vos attentes. Prenez en compte certains critères majeurs, comme les services proposés par l’établissement (restauration, nuitées), le cadre du complexe (est-il facile d’accès ?) et finalement sa capacité d’accueil. Ces éléments devront bien évidemment coïncider avec vos propres attentes pour garantir à votre entreprise le bon déroulement du séminaire. N’oubliez pas de prendre un soin particulier à privilégier un lieu confortable pour être certain de satisfaire vos salariés les plus réticents. Aussi, des espaces fonctionnels adaptés aux besoins de votre formation (lumières, chaises, calme) joueront en faveur de la concentration du groupe.
Faites vous votre propre idée en visitant les lieux à l’avance
Ne manquez pas de visiter les lieux que vous présélectionnez pour vous donner une idée. Vous pourrez ainsi départager de façon objective votre sélection. En présentiel, vous aurez la capacité d’examiner les espace sur des points indiscernable sur les photos. Vous pourrez également en profiter pour vous faire une idée de l’atmosphère de l’établissement et visualiser l’événement de manière on ne peut plus concrète. Si ce voyage n’est pas possible ou demande une organisation trop complexe, pensez au moins à comparer les destinations grâce aux avis laissés par les précédentes entreprises passées par là. Leurs retours vous donneront une idée du cadre dans lequel vous souhaitez effectuer votre formation et leur prise en compte laissera peu de place à l’erreur.
Vous voici désormais informé sur les critères à prendre en compte pour organiser un séminaire ou une formation qui répondra à vos attentes et sans risque d’imprévu. Il ne vous reste plus qu’à réserver votre destination !